Video: - I was to be an role model for queer students. 2024, Juni
Stillingen til en arkivansatt kalles arkivaren. Hovedoppgaven til en spesialist på dette feltet er å organisere arbeidet med selve arkivet og sirkulasjonen av dokumentasjon i det. Slike fagpersoner er nødvendig hvor det er en stor omsetning av offisielle papirer, spesielt i organisasjoner knyttet til forsikring, finans og spesielt hos statlige virksomheter. Hoveddokumentet som den nye ansatte skal henvise til er stillingsbeskrivelsen til arkivaren.
Generelle bestemmelser
Bare virksomhetslederen kan godta eller avskjedige arkivaren. Dessuten bør han først og fremst vise til gjeldende lovgivning i landet. Instruksjonene skal indikere personen som er direkte sjef for spesialisten som innehar denne stillingen.
For å jobbe som arkivar, må en person få en innledende profesjonell utdanning, og da kan han bli akseptert for en stilling selv uten erfaring på dette feltet. Det er et alternativ at en person med videregående eller generell utdanning skal få en jobb, men da bør han få spesialopplæring i denne retningen. Arbeidserfaring for denne stillingen er valgfri.
Hva bør vite
Stillingsbeskrivelsen til arkivisten i foretaket antyder at arbeidstakeren må ha viss kunnskap: Han er forpliktet til å studere regelverket, instruksjonene og hele listen over juridiske dokumenter knyttet til virksomhetsutøvelse i arkivet i denne organisasjonen. I tillegg må han vite hvordan han skal lagre, bruke dokumenter, og også i henhold til hvilke standarder han skal godta og overlate dem. Hans kunnskap bør omfatte et enkelt statlig system for kontorarbeid. I tillegg må han forstå hvordan beskrivelsene av de lagrede dokumentene er samlet, hvilke av dem som må lagres permanent, og hvilke bare midlertidig, og også utarbeide handlinger om ødeleggelse av dem.
Stillingsbeskrivelsen til assistentarkivaren innebærer at han må vite hvordan ting gjøres, etter hvilke regler de er forberedt for fremtidig bruk og sikkerhet, hvordan poster føres og uttalelser utarbeides hos bedriften. Denne personen må forstå strukturen til selskapet der han jobber, samt regler for bruk av utstyr og alle tekniske midler som er nødvendige for å utføre arbeid i arkivet. I tillegg er han forpliktet til å kjenne til alle interne regler og lover i organisasjonen, inkludert arbeidssikring, brannsikkerhet, rutiner og så videre.
plikter
Stillingsbeskrivelsen til arkivaren til en budsjettinstitusjon innebærer at han må utføre visse funksjoner: å utføre arbeid relatert til arkivering, bevare dokumentasjonen som er arkivert, registrere dokumentene som er mottatt, utvikle nomenklaturen og sjekke riktigheten av registreringen av filer før arkivering. Hvis det er et slikt behov, krypterer han lagringsenhetene, systematiserer plasseringen av saker og setter dem i registeret.
Stillingsbeskrivelsen til arkivaren til en medisinsk institusjon antyder at han bør utarbeide sammendragsbeskrivelser av den lagrede dokumentasjonen, distribusjon til midlertidige og ubegrensede enheter. Han må føre journaler og ødelegge dokumenter på en rettidig måte, som holdbarheten allerede er utløpt, og også utvikle et system som det vil være mulig å enkelt og raskt finne ønsket dokument.
Andre funksjoner
I tillegg krever arbeidsoppgaver hans tilstedeværelse under undersøkelsen for tilgjengeligheten av dokumenter for vitenskap og ikke bare. Han må sørge for at dokumentene forblir intakte, og om nødvendig utføre restaureringsarbeid med dem. Denne spesialisten sørger også for at lokalene til arkivet har alle nødvendige forutsetninger for normal lagring av dokumenter.
Arkiveren må overvåke implementeringen av brannsikringsregler, samt bruke moderne tekniske midler for å jobbe med dokumenter. På forespørsel fra ansatte og besøkende i organisasjonen er han forpliktet til å utstede kopier eller originaler av arkivdokumentasjon, utarbeide referanser ved å bruke informasjonen som er tilgjengelig i arkivet og utarbeide rapporter om sitt arbeid.
rettigheter
Stillingsbeskrivelsen til den medisinske arkivaren antyder at han har visse rettigheter. Han kan be om og motta dokumenter som er knyttet til arbeidet hans. Om nødvendig kan han samarbeide med spesialister fra andre avdelinger i bedriften eller fra andre organisasjoner, hvis dette hjelper ham med å løse sine kompetente problemer. Hvis det er et slikt behov, kan han representere selskapets interesser i andre organisasjoner i spørsmål som har direkte tilknytning til arkivarbeidet.
Et ansvar
Stillingsbeskrivelsen til arkivaren forutsetter at han er ansvarlig for at han ikke har oppfylt sine plikter og lav kvalitet, for å gi falsk eller forvrengt informasjon om oppgavene som er utført, for å nekte å utføre pålegg fra myndighetene.
I tillegg er han ansvarlig for situasjoner der brudd, sikkerhetsbrudd eller andre handlinger som truer den normale driften av foretaket ble identifisert, og den ansatte ikke varslet dem og ikke iverksatte tiltak for å eliminere problemet. Arkiveren er ansvarlig for brudd på arbeidsstandarder.
Arbeidsforhold
Stillingsbeskrivelsen til arkivaren antyder at ledelsen i organisasjonen bør bestemme timene for arbeidet sitt i samsvar med arbeidslovgivningen. I tilfelle produksjonsbehov, må selskapet gi ham en arbeidsplass som tar hensyn til alle normer og standarder, samt alt som er nødvendig for gjennomføring av forretningsreiser, inkludert lokale. Han har også rett til å signere dokumenter innenfor sin kompetanse.
Konklusjon
Hoveddokumentet som spesialisten godtok for denne stillingen skal stole på er stillingsbeskrivelsen til arkivaren. Uansett hvilken organisasjon den jobber i, sammenfaller rettighetene, ansvarene, funksjonene og kunnskapen praktisk og kan variere avhengig av behovene til en bestemt bedrift og hvilke oppgaver ledergruppen tildeler sine ansatte.
Slikt arbeid krever oppmerksomhet, utholdenhet, kunnskap om sikkerhetsregler for viktige artikler, kunnskap om vurdering av verdien av visse dokumenter, samt evnen til å organisere, raskt finne og kryptere dokumenter. En annen viktig faktor er å jobbe med mennesker, fordi yrket til en arkivar innebærer utstedelse og mottak av forskjellige dokumenter, og kontrollerer riktigheten av kompilering og ekthet. Bare en oppmerksom person, som er klar til å jobbe med en stor mengde informasjon og representerer selskapets interesser i andre organisasjoner, vil være i stand til å utføre arbeidstakeroppgaver på riktig og pålitelig måte i denne stillingen.
