Video: Yrke: helsesekretær 2024, Juli
Mange jenter drømmer om å starte en karriere med stillingen som sekretærreferent. Dette er et helt normalt og rimelig ønske. Bare ikke alle tenker på hva som trengs for dette (bortsett fra et attraktivt utseende). Men det ville være verdt det. Når alt kommer til alt er referenten ikke bare et "vakkert ansikt" ved siden av lederen. Snarere er det en “guide” i alle spørsmål: en kunnskap-om-alt og flink jente som finner en vei ut av enhver situasjon. La oss se nærmere på.
Hva du trenger for å kunne gjøre
I enhver organisasjon er det en instruksjon fra sekretærreferenten. Den inneholder en liste (noen ganger detaljert, noen ganger ikke veldig) med offisielle oppgaver. Disse inkluderer ferdigheter. En person som er heldig som får en slik jobb, skal kunne kommunisere med klienter, forhandle (personlig og telefon), velge og organisere materiale, utarbeide sammendrag og mer. Det vil si at det er tydelig at denne personen skal ha mye ferdigheter. Spesifikasjonene avhenger av retningen til selskapet. Så for eksempel er det nødvendig med en juridisk rådgiver for å forstå juridiske vanskeligheter. Det hender at denne stillingen er assosiert med evnen til å løse organisatoriske problemer. Med andre ord er referenten lederens “høyre hånd”. Han er alltid i vingene, han må vite alt sjefen trenger for arbeidet sitt.
Noen "spesielle" yrkesspørsmål
Her er det verdt en liten avklaring av hva som vanligvis er "gjemt bak kulissene". Siden referenten nettopp er personen som oftest kommuniserer med sjefen, kreves det at han har noen diplomatiske evner. Hvorfor? Det er enkelt: lederen (spesielt et stort team) har ikke tid til å takle alle nyansene i forholdet. Vanligvis er han en arbeidsmann. Når noen har bursdag, som skal føde, som har barn - dette interesserer ham bare i forbindelse med arbeidsøyeblikk. Alle disse "småtingene" faller på skuldrene til hjelpesekretæren. Han har plikt til å fortelle sjefen når ferien skal varsle om spenningen som skapes i teamet (hvis det er verdt hans oppmerksomhet). Så viser det seg at først assistentsekretæren selv må finne ut av det, sile ut overskuddet og deretter "laste" lederen. Dette arbeidet er ikke enkelt! Men dette var fra feltet med uformelle oppgaver.
Hovedfunksjoner
Nesten alt kontorarbeid faller til andelen av assisterende sekretær i små firmaer. I store deler av det. Det vil si at du må lære deg å komponere brev, ordne mottakelse og sending, registrering, distribusjon (hvis noen) og så videre. Det er tydelig at man ikke kan klare seg uten perfekt kunnskap om det russiske språket. Feilbrev er det bortskjemte ansiktet til selskapet. Noen ganger kreves det at en person med kjennskap til fremmedspråk jobber i denne stillingen. Referanten er videre den personen som kobler de ansatte i selskapet (eller dets avdelinger) med hverandre. Funksjonene inkluderer riktig distribusjon av informasjonsstrømmer mellom strukturelle enheter som fungerer på en stor ting. Referenten er et yrke som er ganske komplisert, da man må huske på mange detaljer og fakta. Alt dette er nødvendig for at lederen skal føle seg komfortabel, ikke å bli distrahert av bagateller fra hovedlinjen.
Personlige kvaliteter
Siden referentens arbeid er basert på kommunikasjon, velger de en kommunikativ, ikke-konflikt person for stillingen. I alle selskaper er dette et "nøkkel" -innlegg. Personen som okkuperer ham har stor innflytelse på både lederen og kollegene. Derfor er anstendighet ganske enkelt nødvendig. Dessuten skal assisterende sekretær være punktlig, smart, til og med kreativ. Man må kunne finne en akseptabel vei ut av enhver situasjon. Anmelderen tenker først på ansiktet til arbeidsgiveren, og deretter på seg selv. Ansvarsnivået er ikke bare høyt, men globalt. Ikke alle kan takle en slik belastning. Derfor må du tenke deg godt om før du søker på en slik stilling. Assisterende sekretær på arbeidsplassen skal kunne sette interessene sine i bakgrunnen. På den første - alt som er nødvendig for at sjefen skal jobbe. Forresten, det er grunnen til at jenter som oftest inntar denne stillingen, siden omsorg for naboen hos kvinner er i blodet.
Konfidensiell informasjon
Det er tydelig at med så nær kommunikasjon vil mange fakta som ikke bør offentliggjøres bli kjent for referenten. Dette er ikke bare profesjonelle hemmeligheter og forretningshemmeligheter. Ofte er sekretæren, som en nær venn, klarert og personlig informasjon. Er det verdt å nevne at referenten er pålagt å kunne lagre konfidensiell informasjon. Dette er en av hans viktigste faglige ferdigheter.
Hvilken utdanning er nødvendig
Hodet prøver å velge en referent, basert på aktivitetsretningen. Det vil si at søkeren må ha et vitnemål som tilsvarer firmaets arbeid. I tillegg blir mennesker med juridisk utdanning ofte valgt ut for denne stillingen. Dette er praktisk hvis du ofte må inngå avtaler, forberede andre dokumenter. Blant de enkleste kravene: flyt i alle dataprogrammer (kontor), muligheten til å skrive ut (raskt og kompetent). Siden referenten faktisk er en rådgiver, må du ha ferdighetene til å finne informasjon både på nettet og offline. En smart person med en rask reaksjon blir tatt oftere inn i en slik stilling enn innehaveren av det ”riktige” vitnemålet, som ikke vet hvordan man raskt behersker situasjonen.
Arbeidssted
En slik stilling som sekretærreferent er nå på nesten ethvert kontor. Ofte blir det bare kalt på den måten, og en person utfører forskjellige funksjoner. Det hele avhenger av størrelsen på selskapet, oppgaver, antall ansatte. I noen virksomheter utfører sekretæren også funksjonene til en regnskapsfører, i andre - en advokat og så videre. Dette er en flott start for en person som søker karrierevekst. I en kort periode kan du mestre mange ferdigheter, beherske forskjellige yrker, det viktigste er å forstå selskapets arbeid, "berøre" alt med egne hender. Men du må "snurre" veldig raskt. Siden mye informasjon vil måtte behandles i høyhastighetsmodus. Men hvis alt fungerer, vil kunnskapen som er oppnådd være nok til å starte en selvstendig stigning til de linjene du definerer selv. Men dette er overhode ikke nødvendig. Siden yrket som en referent, hvis du tar det på alvor, er interessant i seg selv. Hun lar ikke
løpe i en smal retning, konstant mestre alle nye volum av kunnskap, forbedre.
Hvordan få et intervju
Hvis du bestemmer deg for at du skal takle en så ansvarlig jobb, bør du sende inn en CV for de ledige ledige stillinger. Sørg for å sjekke leseferdighetene til svarene. Husk at stavefeil vil redusere sjansene dine til null med en gang. Stilen skal også være behersket virksomhet. Hver av dine ord blir nøye veid og bevisst. Så begynner "prøvelsene". Du må bruke litt tid på å bevise at du vil være en verdig assistent for lederen. Hvert selskap kommer med sine egne metoder. Gjør deg imidlertid klar for at du må snakke med forskjellige tjenestemenn, utarbeide flere offisielle dokumenter, svare på et par telefonsamtaler. Du må også ta hensyn til at utseendet ditt vil bli strengt kontrollert. Det vil si at de vil "undersøke" fra topp til tå. Oftest må du demonstrere en forretningsstil for klær (sminke, frisyre). Det er også uønsket å bruke sterke aromaer. Tenk over hver minste ting! Alt i deg skal være diskret, men attraktivt. Tips: vær beskjeden, men selvsikker. Vær smart, men ikke arrogant. Da burde absolutt alt ordne seg!
