Selv med en liten stab, inkludert bare sjefen for selskapet og dets ansatte, er det nødvendig med en ansvarlig ansatt, som vil være organisasjonsstyrken, kunne styre og kontrollere arbeidsprosessen - denne ideen bestemmer teksten til stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen.
En slik stilling krever at søkeren har et sett med spesifikke ferdigheter og passende utdanning, samt evnen til å samhandle med mennesker. Denne listen over krav er imidlertid ikke begrenset til.
Stillingsbeskrivelse
Allerede på stadiet med å søke stilling, kan en kandidat gjøre seg kjent med en normativ handling som regulerer hans rettigheter, plikter og ansvarsområde i et selskap. Et slikt dokument kalles stillingsbeskrivelse. Den består av fem hovedavsnitt:
- Generelle bestemmelser De inneholder all organisasjonsinformasjon: navnet på foretaket, stillingen og den strukturelle enheten den tilhører. Det indikerer også underordning, prosedyren for å fylle en stilling og avskjed, samt utdanning og kvalifikasjonskrav.
- Plikter. Denne delen viser ansattes ansvar, samt hvordan du implementerer dem.
- Rettighetene til den ansatte, det vil si alle tilleggsfunksjonene som bidrar til effektiv utførelse av plikter.
- Et ansvar. I samsvar med denne delen bestemmer ledelsen vurderingen av kvaliteten på arbeidskraft, forfremmelse eller bot.
- Forholdet. Denne delen styrer all kommunikasjon med eksterne og interne enheter som kan oppstå fra den ansatte i løpet av utøvelsen av hans funksjoner.
Prinsipper for å skrive stillingsbeskrivelser
Det normative grunnlaget for utarbeidelse av slike dokumenter er kvalifiseringsregisteret for stillinger til ledere, spesialister og andre ansatte (1998). Under utviklingen ble det lagt stor vekt på beskrivelsen av stillingen og betingelsene for at den ansatte kan utføre sine oppgaver. Spesifikasjonene til arbeidet er inkludert i tittelen på dokumentet, for eksempel "Jobbbeskrivelse av sekretæren" (kontorsjef eller hovedkontor).
I tillegg, hvis det er to innlegg med samme navn, men med forskjellige oppgaver, bør det utarbeides forskjellige dokumenter som gjenspeiler disse forskjellene. Stillingsbeskrivelsene til personalsjefens kontorsjef har visse forskjeller fra den samme lovgivningsmessige handlingen for sekretæren.
Krav til kontorsjef
På en eller annen måte vil en kandidat til en stilling måtte lede mennesker. Det kan bare være et par mennesker i et lite selskap eller hele administrasjonsstaben i et stort foretak. Naturligvis må søkeren være en trygg PC-bruker og kunne jobbe med annet kontorutstyr (skanner, skriver eller faks). Kontorsjefen er ofte en representant for selskapet, så en obligatorisk tale og muligheten til å skrive forretningsbrev er en forutsetning. Svært ofte krever bedrifter at slike ansatte kjenner det grunnleggende om papirer og arbeidsrett. Kunnskaper i minst ett fremmedspråk er fremdeles en ønsket ferdighet, men når du søker om et stort foretak, er dette allerede et av de obligatoriske kravene.
I noen tilfeller må kontorsjefen kombinere sine oppgaver med funksjonene til andre ansatte. Dette fører til en økning i nødvendige ferdigheter. Så en kontorsjef med funksjonene til en regnskapsfører må ha en passende utdanning og ha spesielle programmer.
Hovedansvar
En typisk stillingsbeskrivelse av en kontorsjef med sekretærfunksjoner inkluderer følgende elementer:
- behandler post, både innkommende og utgående; deres omfordeling innen selskapet;
- kontroll over tidspunktet for oppfyllelse av forpliktelser i henhold til kontrakter og avtaler;
- foreta utgående og motta innkommende anrop;
- samarbeide med kunder og representanter for partnerselskaper;
- overvåke tilgjengeligheten av nødvendig skrivesaker;
- opprettholde kontorutstyr i fungerende stand og ringe spesialister i tilfelle sammenbrudd;
- fordeling av tid innenfor arbeidsplanen (i noen tilfeller for hodet);
- organisering av nødvendige arrangementer (møter, konferanser, forretningsreiser, firmafester);
- møte logging;
- oppdatering og påfyll av ferskt innhold på bedriftssiden.
Denne listen inkluderer bare grunnleggende krav. Andre ting kan legges til i samsvar med detaljene i den inngåtte arbeidskontrakten. Stillingsbeskrivelsen til en kontorsjef med funksjonene som en personalsjef, for eksempel, krever at en ansatt skal føre og levere all regnskapsmessig dokumentasjon på en riktig måte eller erstatte leder for personalavdelingen i tilfelle fravær.
Tilleggsansvar
I tillegg til hovedfunksjonene inneholder stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen en liste over forskjellige ansvarsområder, som kan variere avhengig av selskapets anvisninger. En kontorsjef kan være pålagt å samarbeide med administrative myndigheter, det vil si, få tillatelse til å drive handel, åpne en filial av et selskap eller datterselskap, etc.
En av de mest avgjørende oppgavene er den faktiske ledelsen av selskapet i mangel av direktøren. Dette er selvfølgelig bare mulig hvis den ansatte har etablert seg som en ansvarlig og pålitelig person å stole på. I tillegg inneholder stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen ofte en klausul om behovet for å utarbeide en generell fullmakt. Et slikt dokument kan for eksempel være pålagt å motta postforsendelser av høy grad.
Uformelle krav
Store selskaper tillater vanligvis på forhånd å gjøre seg kjent med eksemplet på stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen for kandidater til denne stillingen, slik at de er fullstendig klar over listen over krav og ansvar.
Men selv ved synet av slike krefter, må søkeren forstå at han forblir en av de mange ansatte i bedriften. I denne forbindelse skal man ikke glemme hva som ikke er stavet i stillingsbeskrivelsen. En kontorsjef med sekretærens funksjoner må være en person som har en delikat følelse av tid for å kunne distribuere den etter behov.
Oppgaver for å organisere arbeidsflyten
Det viktigste kravet for arbeidet hans er effektivitet, så en person som innehar en slik stilling er forpliktet til å konsumere kontormateriell økonomisk, for å kontrollere mengden strøm som forbrukes.
For andre ansatte er kontorsjefen nærmest på nivå med hodet. I kraft av dette må han sørge for at arbeidsforholdene er i samsvar med aksepterte sanitærstandarder og sikkerhetsregler. Endelig får kontorsjefen i utførelsen av sine direkte oppgaver tilgang til klassifiserte dokumenter, og det er grunnen til at ett av kravene er signering av en avtale om ikke-avsløring av forretningshemmeligheter eller annen informasjon som kan skade selskapets markedsposisjon.
Kontorsjefens rettigheter
Selvfølgelig tillater utførelsen av et slikt antall plikter en ansatt å utøve spesielle rettigheter. De er også stavet ut i stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen. Essensen av noen av dem, for eksempel muligheten til å få tilgang til konfidensiell informasjon, stammer direkte fra behovet for å oppfylle jobbansvaret sitt. Andre er forbundet med maktprivilegier. Så kontorsjefen har rett til å kreve fra resten av de ansatte å rette opp feilene som ble gjort av dem i uaktsomhet i produksjonsdokumentene, å fastsette for dem størrelsen på insentivet eller å pålegge straff for den uaktsomme.
Ofte er kontorsjefen bindeleddet mellom ansatte og beslutningstakere. En slik stilling lar ham oppnå bedre arbeidsforhold og presentere kollektive ønsker for å forbedre kvaliteten på arbeidet til både en bestemt avdeling og bedriften som helhet.
Funksjoner i stillingsbeskrivelsen til kontorsjefen for salgsavdelingen
Kontorsjefer har lenge vært uunnværlige i store og ikke-så store selskaper, så de trenger noen spesielle ferdigheter for å fylle en slik ledig stilling. En vanlig sak er når flere kontorsjefer med spesielle funksjoner, som er under tilsyn av en, jobber i samme bedrift. Jobbbeskrivelsene deres faller i hovedsak sammen, men avviker i et annet sett med funksjoner.
Så hvis kontorsjefen jobber i salgsavdelingen, kan stillingsbeskrivelsen hans inneholde ting som:
- søke etter nye salgssteder;
- sporing av endringer i etterspørselsstrukturen;
- utarbeidelse av rapporteringsdokumenter på perfekt salg;
- direkte arbeid med klienten for å motta bestillinger og deres påfølgende behandling;
- arbeide med å informere kunder om mulige endringer i sortimentet av varer og omberegning av priser;
- organisering av nødvendige møter;
- signering av kontrakter for levering av varer.
Ytterligere krav kan være relatert til detaljene i varene som tilbys av selskapet. Hvis selskapet er tilknyttet salg av eiendommer, kan kontorsjefens oppgaver omfatte utarbeidelse av informasjonshefter og utarbeidelse av spesifikke dokumenter.
Kontorsjefansvar
I tilfelle manglende oppfyllelse av hans plikter, når han begår lovbrudd, inkludert avslører forretningshemmeligheter, eller utfører andre handlinger som er skadelig for selskapets image, er kontorsjefen ansvarlig i samsvar med normene i de administrative, sivile og straffelovgivende regler. Hvis det ble forårsaket materiell skade på organisasjonen, skal straffen pålegges i samsvar med bestemmelsene i arbeidskodekoden.
