Dokumentflyt er en viktig komponent i aktiviteten og et uunnværlig ledelseselement for enhver institusjon, organisasjon, foretak. Virksomhetspapirer må være riktig sammensatt, lagres systematisk og flyttes optimalt. Med utviklingen av økonomien øker informasjonsstrømmene og antall dokumenter på alle områder av menneskelig aktivitet. Derfor i dag vokser etterspørselen etter et ganske nytt yrke - en dokumentansvarlig.
Hvem er dokumentansvarlig
En dokumentspesialist er en spesialist som driver med registrering og bokføring av dokumentasjon. Beslektede yrker er sekretær, arkivar, kontorist.
Administrasjonsdokumenter bør utarbeides korrekt i samsvar med standardene og bringes til oppmerksomhet for ansatte, og nettopp de ordrene var beregnet på. Dokumenter har en tendens til å være utdaterte og utenfor sirkulasjon. I dette tilfellet må de sorteres i samsvar med lovgivningsakter om journalføring og plasseres i arkivet. Alt dette gjøres av en dokumentansvarlig.
Jobbansvaret til en dokumentspesialist kan virke kjedelig. Men dette er bare ved første øyekast. Gjennom hendene på en dokumentansvarlig, spesielt hvis han er den eneste som er ansvarlig for dokumenthåndtering i bedriften, går all informasjonsstrømmer gjennom, han kan spore arbeidet i alle avdelinger og forstå mekanismene for aktivitet og utvikling av selskapet.
I store organisasjoner er ansvaret til spesialister i å jobbe med dokumenter vanligvis delt: design, registrering, innføring i en elektronisk database, utførelseskontroll, lagring utføres av forskjellige personer og til og med hele avdelinger.
Hva en dokumentansvarlig trenger å vite
For å korrekt utarbeide dokumenter der informasjon blir presentert kort, tydelig og tydelig, må en spesialist kjenne til formålet og formene for å samle alle typer dokumenter. For å vite hvordan et juridisk bindende dokument ser ut, må det eie det grunnleggende om lov.
Siden i dag er de fleste av dokumentene lagret på elektroniske medier, og en informasjonsutveksling av data er nødvendig, må dokumenthåndteringsspesialisten forstå programvaren. Han må lage elektroniske databaser og kunne kommunisere med personell som betjener automatiserte systemer for å lage, lagre og overføre dokumenter.
For å lagre dokumenter i arkivet, må en spesialist kjenne visse regler og spesifikasjoner. Formål med dokumenter og deres konfidensialitet, vilkår, lagringsforhold - i henhold til disse kriteriene, må du sortere dokumentene i arkivet, og deretter opprette et effektivt søkesystem.
Dokumentasjonsansvar
Jobbansvaret til en dokumentansvarlig i en institusjon inkluderer
- utarbeidelse, regnskap, lagring og kontroll av dokumenter;
- systematisering av arbeidsflyten og sikre bevegelse av dokumenter;
- Organisering av optimal dokumentflyt i organisasjonen;
- organisering av lagring og utvikling av dokumentasjonsklassifiserere;
- sortering, undersøkelse av verdi og overføring til arkivet av dokumenter med utløpt gyldighet;
- effektivisering av innkommende dokumentasjon;
- utvikling av standardskjemaer og arkark;
- oppretting av dokumentbaser med opprettelse av registreringsnummer og indekser og elektroniske lagringsadresser;
- utarbeidelse av nødvendig materiale for møter, forhandlinger og møter.
Den ledende dokumentansvarlige utfører de offisielle oppgavene, faktisk det samme, men med en større andel av ansvaret, pluss gir oppgaver til lavere rangert ansatte.
Jobbansvar for en dokumentansvarlig i en utdanningsinstitusjon
En dokumentansvarlig ved en utdanningsinstitusjon bør kjenne til, blant andre lovgivningsmessige handlinger, loven til Den russiske føderasjonen “On Education”. Siden barnehager og skoler har en begrenset stab, kombinerer en dokumentansvarlig plikter som en sekretær, en kontorist og en ansatt, de metodiske anbefalingene for å jobbe med dokumenter i utdanningsinstitusjoner (brev fra Russlands føderasjons utdanningsdepartement av 02.12.2000 nr. 03-51 / 64).
Dokumentansvarets oppgaver i en barnehage inkluderer blant annet utarbeidelse av arbeidskontrakter med ansatte og utførelse av personlige filer og oppbevaring av en barnebok. Han jobber også med en militær registreringspult og opprettholder passende dokumentasjon hvis det er militære ansvarshavende ansatte i institusjonen.
Dokumentansvarlig utfyller de offisielle oppgavene ved skolen ved å utarbeide utkast til administrative dokumenter om kontingentenes bevegelse og fylle ut personlige filer, oppbevare en alfabetisk bok av elever og ta hensyn til skoletidens skoletid, behandle og behandle overføringen av elevenes personlige filer til arkivet.
Høyere utdanningsinstitusjoner driver ikke bare utdannelsesaktiviteter, men også vitenskapelige.
Dokumentansvarlig ved et universitet gjør at en spesialist i det minste generelt forstår profilen til et bestemt fakultet, fordi han må forberede dokumenter til møter og møter og holde sine referater og telefonsamtaler på vegne av dekanen.
Personlige egenskaper hos en dokumenthåndteringsspesialist
Oppmerksomhet er den viktigste kvaliteten til en spesialist når det gjelder å jobbe med dokumenter. Nøyaktighet, nøyehet og ansvar kompletterer listen over personlige egenskaper som er nødvendige for å jobbe med forretningsdokumenter. Feil i data, brudd på loven, tap av dokumenter kan koste selskapet mye ved inngåelse av kontrakt eller personalrevisjon.
Informasjonsmengdene som en dokumentbehandler jobber med, krever godt minne.
For å jobbe i et hvilket som helst felt, trenger han utholdenhet og leseferdighet når han jobber med papirer, og innen personalstyring - og organisatoriske evner, og kreativitet og kommunikasjonsevner.
Å sette de riktige målene og jobbe med strukturen i selskapet, de såkalte gründeregenskapene, er nødvendige for at dokumentansvarlig skal organisere den optimale arbeidsflyten og klassifiseringen.
Ofte hos små firmaer jobber dokumentlederen alene. Selvorganisering, disiplin og selvkontroll er med på å organisere effektivt arbeid.
Dokumentasjonskrav
Et solid regelverk for dokumenthåndtering krever opplæring. Derfor er det ved ansettelse, vitnemål fra en høyere utdanningsinstitusjon eller en videregående spesialpedagogisk institusjon i spesialitetene "Dokumentasjon", "Dokumentasjonsstøtte til en bedrift" nødvendig. Det er også relaterte spesialiteter: "Dokumentasjonsstøtte i rettsvitenskap" eller "Informasjonsstøtte til en bedrift".
Lovgivningsmessige og vedtekter, administrative, normative og veiledende dokumenter fra høyere instanser relatert til arbeidsflyt er generelle krav for dokumenter som en dokumentansvarlig bør kjenne til. Jobbansvar krever kunnskap, eller i det minste det grunnleggende, om metodene for analyse, forskning, design, implementering og utvikling av dokumentasjonssystemer, om design og drift av automatiserte kontrollsystemer; organisering av arkivering og grunnleggende programmering.
Fordeler og ulemper ved yrket som dokumentansvarlig
Dokumentsjefens yrke er universelt. Et vitnemål og kunnskap i spesialiteten gjør det mulig for kandidaten å jobbe i enhver organisasjon, fordi arbeidsflyten er overalt. Dette er yrkets viktigste fordel.
Den andre fordelen kan betraktes som muligheten til å jobbe som administrator, arkivar, kontorist, assisterende sekretær, kontorsjef, assistentleder og ikke bare dokumentansvarlig.
Det tredje plusset er at til tross for det tilsynelatende rutinemessige arbeidet, er dokumentansvarlig i sentrum for informasjonsstrømmer i organisasjonen og eier nesten alle sine hemmeligheter. Noen ganger, i tillegg til toppledelsen, er han den eneste eieren av disse hemmelighetene.
Arbeidserfaring og gründerånd gir dokumentansvarlig mulighet til å organisere sin egen virksomhet for levering av informasjonstjenester, om ønskelig.
Fordeler med yrket inkluderer arbeid på kontoret under gode forhold, uavhengig av profilen til foretaket og en streng arbeidsplan.
Ulempene med dokumentarfaget er ensartethet og, viktigst, et stort ansvar.
Hvor kan en dokumentansvarlig jobbe?
Siden dokumentbehandlere som har fått en utdanning i profilen sin, kan jobbe med alle typer dokumenter (regnskap, personell, vitenskapelig og teknisk), kan de etterspørres i forskjellige organisasjoner:
- i myndigheter, både lokale og statlige;
- i avdelingsstyringsorganer;
- i arkiv- og dokumentartjenester for prosjektering og design, forskningsinstitusjoner, helsevesen, arkivering, bibliotek og museum, rettshåndhevelsesstrukturer;
- i administrative tjenester og avdelinger for kommersielle strukturer: papirarbeid, kontorledelse, personalledelse;
- innen virksomhet med å utvikle informasjonssystemer, dokumentasjonsrådgivning, revisjon av informasjonssikkerhet.
Karrierevekst for en dokumentansvarlig avhenger av arbeidsstedet. I store strukturer kan han reise seg til sjef for saker, i liten grad - til assistentleder. Høydepunktet i en dokumenthåndteringskarriere kan betraktes som utarbeidelse av dokumenter for regjeringen og presidenten for Den russiske føderasjon.
