Kontorsjef - hvem er det? Oppgavene til kontorsjefen

"Plankton", "ledere" - alle disse objektive definisjonene angår kontorarbeidernes arbeid. Men er en slik jobb så ubrukelig? Kontorsjef - hvem er det? Hva er hans ansvar?

Kontorsjef - hvem er det?

Yrket som kontorsjef forveksles ofte med yrket som sekretær. Men det er fortsatt en forskjell mellom disse spesialitetene. Så, kontorsjef - hvem er det?

Lederen for dette området er en kontorsjef eller administrator. Det regulerer kontorarbeid, er en viktig informativ kobling mellom ansatte og overordnede, klienter og ansatte, etc.

Jo mer aktiv virksomhet en organisasjon har, jo mer har den problemer med daglige små organisasjonssaker og dokumentasjon. Deres implementering og gir en kontorsjef.

Han sørger for at alle gjeldende dokumenter, så vel som ordrer fra overordnede, blir fullført. Samtidig bør utøvende ordrer formidles til de ansatte i selskapet i tide, alle klager fra besøkende bør tas med i betraktningen, og forslagene til de ansatte skal formidles til myndighetene.

Dermed faller kontorarbeid, så vel som kommunikasjon i selskapet delvis på skuldrene til kontorsjefer.

Arbeidssted og lønn

En kontorsjef er nødvendig i ethvert selskap som har et kontor, en leder og minst noen få ansatte. I små organisasjoner er listen over ansvar til en slik spesialist mye mindre enn for eksempel i et stort selskap. I et stort selskap kan det være flere kontorsjefer, og hver av dem er tildelt sin egen avdeling.

Det viser seg at etterspørselen etter slike spesialister er ganske høy og muligens vil fortsette å vokse. Men det er praktisk talt ingen karriereutsikter. Spesielt hvis en person i tillegg til kontorledelse ikke lenger eier noe yrke.

På grunn av det faktum at arbeidsoppgavene ikke er for kompliserte, er konkurransen om en jobb, i hvert fall i Russland, ganske høy - 6 personer for en ledig stilling. Samtidig er lønnen lav etter kapitalstandarder - 27 tusen rubler.

I kulturhovedstaden - St. Petersburg - er lønnen til slike arbeidere lavere med omtrent 5-7 tusen, og konkurransen er mange ganger høyere. Jo lenger land som periferi, jo lavere lønn og jo flere søkere til stillingen.

Nødvendige personlige egenskaper

Bestillinger mottatt av kontorsjefen trenger som hovedregel hurtig og omgående utførelse. Derfor er søkeren påkrevd, først av alt, aktsomhet, raskhet og punktlighet. God hukommelse og konsentrasjon er også viktig.

Personen som innehar denne stillingen, skal være vennlig og omgjengelig, fordi han i noen situasjoner opptrer som en representant for selskapet foran kunder.

Kontorsjefen må ha en kompetent og logisk strukturert tale, samt beherske forretningsetikk, ettersom han ofte er involvert i å organisere forretningsforhandlinger og bedriftsmøter.

Nyttig kunnskap, for eksempel telefonnummeret til en god elektriker eller en lunsjleveringstjeneste, vil heller ikke skade. I mange selskaper kontrolleres faktisk bestillingen på kontoret, så vel som medarbeidernes metthetsfølelse av lederen.

Viktige kontorsjef ferdigheter

1. Det første kravet til en slik ansatt er god kunnskap om PC og Internett. Hvis søkeren i tillegg til Word og Excel vil eie Photoshop eller Office Picker Manager, er dette en annen grunn til å ansette ham, og ikke noen andre.
2. Høy utskriftshastighet. Evnen til å raskt skrive tekster er en av de viktigste for en kontorsjef.
3. Ferdigheter i administrativ ledelse oppnådd i tidligere jobber kreves hvis en person får jobb i et stort selskap.
4. Papirarbeid. Dokumentasjon er et av hovedansvaret for denne typen spesialister, så grunnleggende kunnskap er uunnværlig.
5. Sikker bruk av kontorutstyr. Fakser, skrivere, skannere - alt dette skal være i kompetansen til kontorsjefen.
6. Ferdigheter med kompetent og diplomatisk kommunikasjon. Kontorsjefen må ikke bare kommunisere kompetent, han må kunne løse konfliktsituasjoner om nødvendig.
7. Kunnskaper i et fremmedspråk. I store internasjonale selskaper må kontorsjefen være flytende i minst grunnleggende engelsk.

Generelle bestemmelser i stillingsbeskrivelsen

Stillingen som kontorsjef godkjennes av administrerende direktør i selskapet. I forskjellige selskaper kan det være forskjellig på noen måter, men generelt endrer ikke hovedbestemmelsene. Det er nødvendig å gjøre seg kjent med arbeidsinstruksen før du signerer arbeidsavtalen, for ikke å senere klage på at å oppfylle visse plikter ikke var en del av planene dine.

Generelle bestemmelser kan indikere:

• som er ansvarlig for å ansette kontorsjefen;
• som har rett til å frita ham fra stillingen;
• som den ansatte rapporterer til;
• som rapporterer til kontorsjefen;
• som utfører pliktene som en kontorsjef i sitt fravær, etc.

Vanligvis rapporterer kontorsjefer til administrerende direktør. Administratorene på kontoret rapporterer om kurerer, sjåfører, renholdere osv.

I de generelle bestemmelsene kan det også spesifiseres hvilken ansatt med hvilket kvalifikasjonsnivå som kan godtas for den beskrevne stillingen.

Direkte plikter

Neste avsnitt i instruksjonene beskriver pliktene til en kontorsjef.

For gjenopptak for ledige stillinger, skriver ofte søkere i en egen kolonne hvilket ansvar de utførte ved en tidligere kontorjobb. Så arbeidsgiveren får mer informasjon om ferdighetene til søkeren.

Hvilke elementer kan være det direkte ansvaret til en kontorsjef?

1. Tilsyn med telefonsamtaler. Den ansatte må svare på innkommende samtaler, etter beste evne, svare på spørsmål fra motstandere og også informere sine overordnede om informasjonen de ba om å overføre.
2. Kurasjon av dokumentasjon. Lagring og regnskap av dokumenter, kontroll av korrespondanse, utførelse av ordrer, etc. - Dette er de direkte ansvarene til kontorsjefen.
3. Gjengivelse av dokumenter. På spesielle instruksjoner fra sjefen utfører den ansatte kopiering og duplisering av arbeidet.
4. Å lage brev, forespørsler - dvs. Korrespondanse med partnere, kunder eller leverandører på forespørsel fra nærmeste veileder.

En kontorleders oppgaver kan omfatte minst seks andre typer arbeid. Men i hvert selskap blir belastningen på spesialister i denne kategorien bestemt individuelt.

Kontorsjefens rettigheter

Enhver instruksjon fra en kontorleder inkluderer ikke bare plikter, men også rettigheter.

1. For å gi fullstendig informasjon. For å utføre visse oppgaver har kontorsjefen rett til å kreve at den mengden informasjon, inkludert fortrolig, som han trenger, er gitt.
2. Forslag til forsvarlige rasjonaliseringer. Hvis det er nødvendig for organisering av kontorarbeid, innovasjoner eller ytterligere ordre fra daglig leder, har lederen rett til å tilby å introdusere dem.
3. Krev riktige arbeidsforhold. Hvis de offisielle oppgavene ikke kan utføres på grunn av mangelen på nødvendige forhold, kan kontorsjefen kreve at de opprettes.
4. Handle innenfor kompetansen. Etter å ha studert stillingsbeskrivelsen har den ansatte rett til å ta beslutninger og gi ordre, men bare innenfor rammen av sin kompetanse.

Dette er en grov guide til rettighetene en kontorsjef har. De kan suppleres eller reduseres, avhengig av institusjonens spesifikasjoner.

Et ansvar

Kontorsjef er et yrke som også innebærer et visst ansvar. Omfanget og straffen for brudd på reglene bestemmes av hver arbeidsgiver hver for seg. De vanligste punktene som ansvaret for i stillingsbeskrivelsene ser ut som dette.

1. For uaktsom holdning til deres plikter. Urettmessig utførelse av ordrer og annen uaktsomhet er medarbeiderens feil, som det er nødvendig å svare på.
2. For utlevering av konfidensiell informasjon. I arbeidskontrakter og stillingsbeskrivelser, må du lese klausulene om konfidensiell informasjon nøye. For hennes avsløring, oftest kan du miste jobben.
3. For brudd på kompetansen. Handlinger utenfor ansattes kompetanseomfang er ikke tillatt.
4. For brudd på arbeidsplanen m.m. Brudd på arbeidsplanen, brannsikkerhetsregler eller sikkerhetstiltak er også ansattes ansvar.

Fordeler og ulemper med yrket

Dette yrket har, som mange andre, en rekke fordeler og ulemper. Så, hva er fordelene med å jobbe med kontorsjefen?

Svarene fra arbeidere som jobber på denne fronten, forholder seg først og fremst til den høye etterspørselen etter dette yrket: etter å ha fått litt erfaring på dette feltet, er det ikke vanskelig å finne et bedre betalt sted. De administrative ferdighetene som tilegnes seg i arbeidsprosessen er relevante i hverdagen. I tillegg kan du jobbe som kontorsjef for å utvikle dine kommunikasjonsevner.

Blant minusene er den økte psykologiske belastningen de ansatte opplever, fordi du i løpet av en arbeidsdag må løse mange forskjellige problemer. I tillegg laster ledere, i tillegg til direkte oppgaver, ofte kontorsjefer med personlige forespørsler og tilleggsinstruksjoner.

Hvor skal man studere yrket?

Kontorsjefen som dette er, er tydelig fra ovenstående. Hvor kan man imidlertid lære dette yrket?

Det er ingen spesielle fakulteter som vil forberede kontorsjefer i et universitet. Men ofte ønsker lederen at en person med høyere utdanning skal inneha denne stillingen. Hva slags utdanning dette vil være er ikke alltid viktig - hovedsaken er at søkeren er utdannet ved universitetet. I provinsielle byer kan denne stillingen inntas selv etter 9 undervisningsklasser. Hvert selskap bestemmer individuelt hvilken kontorsjef det krever.

Mest av alt vil arbeidsgiveren være interessert i andre egenskaper ved kandidaten:

• om han har arbeidet på dette feltet før;
• Hvor godt kjent med datamaskinen;
• Vet papirene;
• Snakker han språk osv.

Du kan ikke diskontere kommunikasjonsevnen til en person. Hvis alt er i orden i henhold til disse indikatorene, øker sjansene for å få en jobb.