Hvordan lage jobbprofiler for å finne verdifulle medarbeidere?

Før hver leder eller HR-sjef, før eller siden, blir spørsmålet om å fylle en ledig stilling. Å velge en god spesialist er ikke en lett oppgave. For dette formålet utarbeider ledere ofte jobbprofiler som hjelper deg å navigere i kravene til søkeren.

Definisjon av et konsept

Jobbprofiler er et sett med faglige og personlige kompetanser som en kandidat til en jobb må oppfylle. For øyeblikket er det ingen formalisert beskrivelse av egenskapene som en representant for et bestemt yrke skal ha, og derfor utarbeider ledere disse dokumentene uavhengig.

Vi kan si at profilen til stillingen er en slags standard som den ansatte må utføre sine plikter. Beskrivelsen skal være detaljert, og viktigst - realistisk. Dokumentet skal vise følgende hovedelementer:

• stedet og betydningen av stillingen i organisasjonsstrukturen til en bestemt bedrift;
• funksjonelt ansvar som må utføres av den ansatte som er akseptert for denne stillingen;
• en profil som viser kjernekompetansen som en kandidat til en stilling skal ha;
• personlige egenskaper som er nødvendige for å utføre visse oppgaver;
• minimumsliste over krav som organisasjonen stiller til sine ansatte.

Dermed kan vi si at stillingsprofiler er et sett med egenskaper en ansatt må oppfylle. Dette er en spesifikk standard som beskriver ansvarsområder, så vel som kvalifikasjon og personlige parametere til søkeren.

Hvorfor trenger jeg jobbprofiler

HR-ledere møter regelmessig spørsmålet om å legge ned en ledig stilling. Hvis du ikke har utarbeidet en uttømmende profil for stillingen, bør du ikke fortsette med direkte valg av ansatte. Dette dokumentet er et hint som brukes i følgende tilfeller:

• valg av kandidater for å fylle ledige stillinger;
• for sertifisering av allerede arbeidende personell for å avdekke graden av etterlevelse av stillingen (dette gjelder også ansatte som har bestått prøvetiden);
• for å utarbeide planer for opplæring og avansert personell;
• hvis du trenger å opprette en reserve av personell for fremtiden;
• for å planlegge karrierevekst og videre promotering av ansatte til ledende stillinger i organisasjonen.

Ganske ofte forveksles stillingsprofilen til en kandidat til en stilling med stillingsbeskrivelsen. Den grunnleggende forskjellen mellom de to dokumentene er at det andre er satt sammen på grunnlag av lovkrav. Stillingsbeskrivelse er et generelt dokument som er forberedt for yrket som helhet, og ikke for en bestemt ansatt i en bestemt organisasjon. Den definerer hovedansvaret og arbeidsforholdene. En stillingsprofil er et lokalt dokument som ikke har klare krav til innhold og struktur. Personalsjefen (eller andre personalansatte) sammenstiller den basert på egen erfaring eller den generelle praksisen i organisasjonen.

Profesjonelle kompetanser

Hver stilling krever at en ansatt har visse kompetanser. Dette er kvalifikasjonsegenskaper som er nødvendige for utførelsen av visse verk. Så, kompetanseprofilen til et innlegg inkluderer vanligvis følgende elementer:

• strategisk tenking (innebærer muligheten til å lage langsiktige planer under hensyntagen til mulige risikoer og alternative alternativer);
• innflytelse på andre (evnen til å forsvare ens synspunkt, samt å overbevise andre om dens korrekthet);
• ferdighetsløsningsferdigheter (evne til å reagere tilstrekkelig på ikke-standard situasjoner og vanskeligheter, samt raskt finne måter ut av dem)
• informasjonssøk (datavalg og filtrering, muligheten til å finne og bruke relevante kilder);
• evne til å samarbeide med klienter og motparter (ta hensyn til interesser, forstå psykologi, tilfredsstille ønsker og behov);
• fleksibilitet (rask respons og beslutningstaking i samsvar med en endring av situasjonen);
• fokus på kvalitet (kunnskap og oppfyllelse av alle krav og standarder, samt ønsket om kontinuerlig forbedring).

Avhengig av hvilken stilling det er snakk om, kan kompetanselisten utvides eller innsnevres. Den profesjonelle profilen til stillingen inneholder ikke bare krav, men også graden av alvorlighetsgrad (grunnleggende, høy, maksimal). Denne indikatoren kan bestemmes av et intervju eller gjennom spesielle psykologiske tester.

Hvordan er det satt sammen

Å tegne en profil av et innlegg er en ganske arbeidskrevende prosess. Nødvendigheten skyldes at dette dokumentet lar deg bestemme parametrene som en verdifull ansatt skal ha. Etter å ha formulert profilen på riktig måte, letter personalet i stor grad prosessen med å søke og velge nye ansatte. Når du sammenstiller et dokument, er det verdt å følge en rekke anbefalinger og regler:

• Tittelen på innlegget skal være kortfattet og tydelig gjenspeile essensen. Det er også verdt å skrive en kort beskrivelse som vil inneholde en liste over hovedansvaret til den ansatte. Det kan presenteres som en liste over oppgaver. Dette vil være grunnlaget for profilen til innlegget.
• Listen over grunnleggende informasjon om stillingen skal ikke bare omfatte rekkefølgen på arbeid, men også størrelsen på lønnen, som vil være et av hovedpunktene i intervjuet. Det er også verdt å beskrive hierarkiet med underordning, samt en omtrentlig liste over personer som den nye ansatte vil måtte samhandle med.
• For å utføre jobboppgaver krever et sett med spesifikke kompetanser. Denne listen skal ikke være for omfattende (ikke mer enn 10 poeng). Det kan sammenstilles på grunnlag av personlig erfaring, teoretisk forskning, observasjoner av ansatte, samt en sosiologisk undersøkelse. Du kan dele kompetanse i flere grupper (for eksempel spesifikk og bedrifts).

Profilen skal være både kortfattet og romslig. Dette vil tillate deg å få omfattende informasjon uten å bruke for mye tid på å behandle den.

Hovedstadiene i skapelsen

Utviklingen av en jobbprofil inkluderer flere påfølgende stadier:

• I det første stadiet av utarbeidelsen av dokumentet, skal stillingsbeskrivelser studeres nøye, samt all informasjon om bedriftens spesifikasjoner. Du kan gjennomføre intervjuer med ansatte eller en sosiologisk undersøkelse ved å bruke standardiserte skjemaer.
• Deretter bestemmes sirkelen av personer som vil være direkte involvert i arbeidet. Oftere enn ikke håndterer HR-spesialister dette problemet. Det er imidlertid også viktig å involvere ledere av andre tjenester som profiler er satt sammen for. Arbeidet kan utføres i felleskap eller separat med påfølgende integrering av resultatene i et endelig arbeidsdokument.
• Den tredje fasen involverer studiet av organisasjonsstrukturen til bedriften for å bestemme stedet for en stilling i den. Underordnede bør identifiseres, så vel som umiddelbare overordnede, som den nye ansatte skal føre rapport til.
• Følgende er en detaljert beskrivelse av det funksjonelle ansvaret som tilsvarer en bestemt stilling. Grunnlaget er ikke bare juridiske handlinger, men også personlig erfaring i en bestemt bedrift.
• På femte trinn må personalsjefen (eller en annen spesialist som er involvert i utarbeidelsen av profilen) bestemme listen over kunnskap og ferdigheter som vil være nødvendige for å utføre jobboppgaver. Det handler om profesjonelle kompetanser.
• Etter å ha definert kompetanse, er det viktig å distribuere dem i henhold til graden av betydning, så vel som nivået som en spesialist skal besitte dem. Dette vil lette valgprosessen.
• Dernest må deltakerne i arbeidsgruppen bestemme hvilke personlige egenskaper en søker for å fylle en ledig stilling skal ha. Noen ganger er karaktertrekk enda viktigere enn profesjonelle kompetanser, fordi sistnevnte kan utvikles, og førstnevnte kan bli et alvorlig hinder for arbeidsprosessen.
• På åttende trinn er det nødvendig å bestemme de generelle kravene til den ansatte. Vanligvis er det kjønn, alder, utdanningsnivå eller arbeidserfaring og så videre. Det er verdt å merke seg at de to første tegnene ikke alltid er passende å bruke, fordi loven kan tolke dem som diskriminering.
• Den siste fasen innebærer definisjon av kriterier i samsvar med hvilken ansattes arbeidseffektivitet blir bestemt. De kan brukes i prøveperioden eller til periodisk vurdering av kvaliteten på arbeidskraften til eksisterende arbeidere.

Det er verdt å merke seg at denne algoritmen ikke er obligatorisk for samsvar i alle organisasjoner. Avhengig av størrelsen på foretaket, samt detaljene i organisasjonsstrukturen, kan noen stadier gå glipp av, og flere kan også introduseres.

Prøvesamling

For øyeblikket er det ingen enhetlig form i samsvar med hvilken en profil av kravene til stillingen vil bli utarbeidet. Og profesjonene i hver bedrift kan ha spesifikke krav. Likevel har HR-ledere allerede utviklet en viss praksis i samsvar med hvilken en stillingsprofil blir satt sammen. En prøve kan se slik ut:

• stillingstittel i henhold til bemanningsbordet;
• kort beskrivelse (hva den ansatte skal gjøre);
• essensielle forhold (arbeidsplan, godtgjørelsesnivå osv.);
• krav som stilles til søkeren for stillingen (utdanningsnivå, arbeidserfaring i et bestemt felt, visse spesielle ferdigheter);
• utvidet liste over stillingsansvar;
• bedriftens kompetanse som en potensiell ansatt i en bestemt organisasjon skal ha;
• psykologiske tester og andre metoder for å vurdere ansattes etterlevelse av en bestemt stilling.

Dette er en omtrentlig mal. Oftest er dette strukturen i jobbprofilen. Prøven kan utvides eller innsnevres, avhengig av organisasjonens struktur. Ytterligere parametere kan også legges inn for spesifikke innlegg.

HR-profil

Personalsjefen er en av de mest ansvarlige stillingene i bedriften, fordi den kvalitative sammensetningen av ansatte avhenger av denne ansatte. Derfor stilles det spesielle krav til personalansvarlige, noe som gjenspeiles i et slikt dokument som stillingsprofilen. En prøve kan være som følger:

• arbeidsferdigheter med mennesker (personalsjefen må ha kommunikasjon og løse tvister);
• raskt engasjement (HR-spesialist skal ikke være likegyldig, han skal ha interesse av å løse visse problemer);
• ta initiativ i saker knyttet til forbedring av personellets struktur og kvalitet;
• åpenhet for kommunikasjon (denne kvaliteten er nødvendig med tanke på stillingens spesifikke funksjoner);
• entusiasme i å løse aktuelle problemer;
• positiv stemning, som vil bli overført til alle andre medlemmer av teamet;
• evne til å føre en samtale (det er lederen som spiller den ledende rollen i samtalen med potensielle og reelle ansatte);
• lederegenskaper;
• offentlige taleferdigheter (for å presentere rapporter og rapporter til toppledelsen, samt gjennomføre seminarer for underordnede);
• ikke-standard tenking for å ta kreative avgjørelser i nødsituasjoner;
• oratoriske ferdigheter, overtalelse av uttalelser;
• tenkningens hastighet og hurtighet i handlinger;
• evne til å tilpasse seg skiftende forhold (i tillegg til å hjelpe nyansatte ansatte);
• mangel på frykt for risiko (denne egenskapen skal være moderat uttalt);
• uavhengighet i beslutningsprosesser;
• evnen til å eksperimentere og finne nye tilnærminger til ledelse;
• en sans for humor som hjelper til med å annullere stressende og stressende situasjoner.

Profilen til stillingen til lederen som er ansvarlig for valg av personell, bør utarbeides med spesiell omhu, fordi denne stillingen er en av nøkklene i enhver bedrift. En person som søker på denne stillingen, må oppfylle kravene fullt ut, fordi det er på hans skuldre at ansvaret for dannelsen av personellet hviler.

Krav til salgssjef

Ganske ofte kan du møte en slik ledig stilling som salgssjef. Til tross for at mange unge starter karriereveiene med lignende arbeid, stilles det ganske alvorlige krav til søkere allerede på dette stadiet. En typisk profil for en salgssjefstilling er som følger:

• beredskap for konstant kommunikasjon med et bredt spekter av mennesker (leverandører, kunder, kunder og så videre);
• evne til raskt å ta beslutninger etter forhandlinger med motparter;
• evnen til å opprettholde en optimistisk stemning i samtalen, samt skape en atmosfære av tillit;
• tenkningskreativitet (viktig i presentasjonen av produktet);
• muligheten til å organisere tiden din rasjonelt (siden arbeid innebærer mange daglige møter og forhandlinger);
• diplomatisk tone i kommunikasjon med entreprenører og kunder;
• emosjonell balanse, evnen til å forbli rolig i stressende situasjoner, samt raskt finne en vei ut av konflikter;
• muligheten til å finne et felles språk med forskjellige typer personligheter;
• lojalitet til produktet som selges.

Det er verdt å merke seg at en veldig omtrentlig profil av stillingen er gitt. Et eksempel kan utvides eller forkortes, i samsvar med behovene til en bestemt organisasjon.

Grunnleggende tilnærminger til jobbprofil

Utviklingen av en jobbprofil kan utføres i samsvar med to hovedtilnærminger:

• Den situasjonsmessige tilnærmingen innebærer at dokumentet er samlet på et akuttbasis når det haster med å stenge en ledig stilling. Siden tiden er veldig begrenset, er dokumentet utarbeidet veldig tilnærmet, noe som bare indikerer de mest grunnleggende kravene til en potensiell ansatt. I fremtiden kan dette arbeidsstykket tjene til å danne en fullstendig profil.
• Den metodiske tilnærmingen innebærer grundig arbeid, som et resultat av hvilke klare trekk ved stillingen, nødvendige kompetanser, personlige egenskaper og funksjonelle ansvarsområder vil bli utviklet. Den vil inneholde all omfattende informasjon, og vil derfor bli betraktet som et arbeidsdokument i søk og valg av personell. Ettersom organisasjonen gjennomgår noen reformer, vil profilen også gjennomgå endringer.

funn

Det er verdt å merke seg at for vellykket valg av personell er det viktig at stillingsprofilen blir utarbeidet hos bedriften. Det er ganske vanskelig å gi et eksempel på et enhetlig dokument, siden dette problemet ikke er lovregulert, men fortsatt er av bedriftsledernes skjønn.

Profilen er et av hovedverktøyene som brukes i valg av kandidater til en bestemt ledig stilling. I tillegg kan i samsvar med dette dokumentet utføres periodisk sertifisering av personell eller verifisering basert på resultatene fra prøveperioden. Avhengig av resultatene fra studien, kan instruksjoner for forbedring av kvalifiseringsnivået identifiseres.

Når du sammenstiller en profil, kan en av to tilnærminger brukes. En situasjon oppstår når det haster med å stenge en ledig stilling. I dette tilfellet kan stillingsbeskrivelsen lages veldig tilnærmet og angir bare hovedegenskapene. Hvis vi snakker om den metodiske tilnærmingen, utvikles et grundig detaljert dokument, som stadig brukes i utøvelsen av personalutvelgelse.

Den typiske prosessen med å utvikle en jobbprofil innebærer å gå gjennom flere påfølgende stadier. Til å begynne med studerer vi egenskapene til yrket, så vel som kravene til det, fremmet av lovbestemmelser. Det er også nødvendig å danne en gruppe kompetente spesialister som vil delta i utarbeidelsen av dokumenter. Profilen er satt sammen under hensyntagen til organisasjonsstrukturen til foretaket, og derfor bør den også studeres nøye. Hoveddelen av dokumentet er en beskrivelse av stillingsansvaret til en potensiell ansatt, samt krav til kompetanse. Det er også verdt å ta hensyn til personlige egenskaper (omgjengelighet, stressmotstand og så videre).